Com a Black November em andamento, o volume de entregas em condomínios tende a aumentar consideravelmente. Para garantir segurança e eficiência nesse processo, é essencial que síndicos e administradores estejam bem preparados.

Neste artigo, você confere orientações para enfrentar os desafios desse período com tranquilidade. Boa leitura!

O impacto da Black November nas entregas

A Black November, uma extensão da Black Friday, estimula as compras online com promoções atrativas. Isso aumenta a demanda por entregas em condomínios, que precisam se adaptar rapidamente. Em 2024, a Black Friday será no dia 29 de novembro, e muitos consumidores já aproveitam as ofertas antes dessa data, o que requer uma reavaliação das práticas de recebimento.

De acordo com o Censo SíndicoNet 2024, 39,5% dos síndicos usam aplicativos específicos para a gestão condominial, um aumento em relação aos 34,3% de 2021. Para explorar como soluções digitais podem otimizar o recebimento de encomendas, o SíndicoNet realizou um bate-papo com Julio Paim e Joaquim Venancio, fundador do app Nok Nox. Assista abaixo: 

Entregas em condomínios: como funciona?

A entrega de encomendas pode variar de acordo com o sistema de portaria adotado pelo condomínio: presencial, remoto ou híbrido. Cada um tem suas vantagens e desafios, entretanto, um sistema de controle organizado é o que vai assegurar a segurança e a eficiência das operações.

• Presencial: o porteiro recebe e registra as encomendas manualmente, permitindo um controle mais rigoroso, mas que pode ser demorado em períodos de alta demanda. Por exemplo, em condomínios com grande número de moradores, essa abordagem pode resultar em filas e atrasos.
• Remota: a gestão das entregas é feita via câmeras e comunicação digital, proporcionando flexibilidade, mas necessitando de um bom sistema de registro para evitar confusões. Um caso de sucesso é o uso de aplicativos que permitem notificações automáticas ao morador.
• Híbrida: combina elementos das duas abordagens, utilizando tecnologia para agilizar o processo enquanto mantém a supervisão humana.

Desafios comuns e soluções

Na gestão de encomendas, alguns desafios podem surgir, sendo que extravios e danos são os mais comuns. Para minimizá-los, condomínios devem estabelecer protocolos claros de responsabilidade, detalhando as funções da portaria e dos moradores.

Outro problema pode ser o acúmulo de encomendas pela falta de espaço. Nesse caso, as soluções incluem criar áreas específicas para armazenamento temporário de entregas e a organização de horários para retirada.

• Saiba mais sobre as regras e sumiço de encomendas no condomínio

6 regras para uma gestão de encomendas eficiente

Para lidar com o aumento de entregas, os condomínios devem implementar regras claras no regimento interno. Veja algumas diretrizes:

1. Registro completo: a portaria deve registrar informações como destinatário, unidade, data e hora da entrega. Um sistema digital pode facilitar a rastreabilidade. 
2. Notificação ao destinatário: após o registro, os moradores devem ser informados sobre a chegada das encomendas via interfone, aplicativos ou mensagens diretas. O aplicativo Nok Nox, por exemplo, permite notificações em tempo real, melhorando a comunicação.
3. Identificação do morador: exigir que os moradores apresentem um documento de identidade ao retirar as encomendas garante que apenas o destinatário autorizado receba os itens.
4. Horários específicos: definir horários específicos para as entregas ajuda a controlar o fluxo e evita aglomerações na portaria. 
5. Prazo para retirada: estabelecer prazos para a retirada de encomendas ajuda a otimizar o espaço e evitar acúmulos.
6. Comunicação clara: manter canais de comunicação abertos entre a administração do condomínio e os moradores é essencial, especialmente para resolver problemas de entregas recebidas por engano.

Organizando o recebimento de encomendas 

A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de encomendas. Aplicativos como o Nok Nox notificam os moradores em tempo real sobre a chegada de suas encomendas. Joaquim Venancio explica:

“O app envia um aviso ao morador no momento em que a encomenda é cadastrada pela equipe da portaria, com um código de segurança que só o morador tem para retirar a encomenda e, desta maneira, realizar a assinatura eletrônica do recebimento. Esse processo dispensa a necessidade de assinatura no livro de protocolo de papel.”

Com os avisos em tempo real, o acumulo de encomendas pode ser minimizado, trazendo mais velocidade na retira de pacotes.

Práticas recomendadas

Para evitar o acúmulo de encomendas na portaria, é aconselhável considerar a implementação de:

• Treinamentos da equipe: capacitar os colaboradores para lidar com o aumento de entregas e seguir os procedimentos estabelecidos.
• Comunicação eficiente: garantir que todos os moradores estejam cientes das regras de recebimento de encomendas.

Implementar regras claras e utilizar tecnologia adequada não apenas melhora a eficiência do processo, mas também aumenta a satisfação dos moradores. Ao se prepararem para a Black November, os condomínios têm a oportunidade de otimizar a gestão de encomendas, garantindo um processo seguro e ágil.

Se você ainda não utiliza o Nok Nox, experimente agora e transforme a maneira como seu condomínio lida com as encomendas!